פיתוח הדרכה מבטיח שימור ידע ארגוני

פיתוח הדרכה – להקנות לעובדים ידע חיוני

מתי צריך פיתוח הדרכה בארגון

פעמים רבות בעקבות פיטורים עובדים מקבלים אחריות רבה יותר (שעד כה הייתה אולי נחלתם של עובדים שפוטרו) ושאין להם המיומנות לממש. מקרה אחר בו יש צורך בפיתוח הדרכה עשוי להיות קליטה של עובדים לא מיומנים לעבודה. כך למשל, עובד שמתקבל לעבודה במוקד שירות טלפוני של חברת כבלים צריך ללמוד כמה נושאים: כיצד להתמודד עם לקוחות, לאן להעביר את הלקוח בכל תסריט אפשרי, כיצד להתמודד עם תלונות טכניות ועוד ועוד. במקרה זה יש להעביר לעובד הדרכה מסודרת על מנת שיבצע את תפקידו באופן המקצועי ביותר.

מקרה נוסף בו הארגון יזדקק לפיתוח הדרכה עשוי להיות מצב של שינוי ארגוני שמחייב שינוי תהליכים, מיתוג מחדששמחייב שינוי חשיבה ותפיסה ארגונית ועוד. מקרה אחר עשוי להיות הטמעת טכנולוגיות חדשות, כגון תוכנות מחשב חדשות. אם למשל, חברת ביטוח מחליפה את מערכת ניהול הלקוחות שלה במערכת מיחשוב חדשה, היא תהיה חייבת לדאוג שהעובדים שעבדו עד כה עם המערכת הישנה ידעו לתפעל את המערכת החדשה בצורה יעילה – על מנת שיוכלו להעניק שרות ללא תקלות.

מה ההבדל בין הדרכה ובין פיתוח הדרכה

פעמים רבות ארגונים נותנים לגורם מקצועי כלשהו בארגון להדריך עובדים. נניח למשל, שקלטתם עובד חדש למערך הנהלת החשבונות שלכם – האפשרות הפשוטה תהיה להציב עובד מחלקת חשבונות שידריך את העובד החדש כיצד לעבוד. אופציה זו פשוטה והגיונית. אבל מה יקרה אם תקלטו מספר עובדים למחלקת חשבונות – האם תוכלו להפקיד אדם אחד או מספר אנשים לצורך ההדרכה מבלי לפגוע בתפוקה השוטפת של המחלקה?

הדרכה ללא מדיניות מוגדרת עלולה לפגוע בארגון ובעובדיו. מעבר לכך, אינכם יכולים לדעת מה העובדים שלכם למדו ומה לא, באיזה נושאים הם שולטים ובאיזה נושאים לא. בנוסף, במרבית המקרים לעובדים המקצועיים שאמורים להדריך עובדים אחרים אין ידע מעשי בהדרכה.

פיתוח הדרכה לעומת זאת, הוא תהליך ברור ומוגדר שמונע על ידי צרכי הארגון ובעיקר על פי צרכי ההדרכה של הארגון. פיתוח של הדרכה בארגון שלכם צריכה לבוא מתוך הגדרת מדיניות הדרכה ברורה ומוגדרת, מונחת צרכים, שכוללת ערכות הדרכה, תוכניות הדרכה והכשרה לכל מקרה (לעובדים חדשים למשל תבנה תוכנית הדרכה שונה מאשר לעובדים מקצועיים וותיקים).

פיתוח הדרכה צריך להיבנות בהתאם לאבני הדרך הבאות

הקמת מחלקת הדרכה בחברה או שכירת שרותי חברה המתמחה בפיתוח הדרכה: הצעד הראשון בהתוויות מדיניות של פיתוח הדרכה בארגון הוא למנות גורם מקצועי שיהיה אמון על התחום בארגון. גורם כזה עשוי להיות מנהל הדרכה מתוך מחלקת הדרכה בארגון או חברה חיצונית המתמחהבפיתוח הדרכה. מומלץ שהגורם המקצועי שתבחרו יהיה מומחה פיתוח הדרכה. אם אתם בוחרים חברה חיצונית בחרו חברה עם תפיסה ארגונית רחבה ועם ניסיון בבניית תוכנית למידה ארגוניות.
קביעת מדיניות הדרכה: מדיניות ההדרכה צריכה לקבוע כללים ותחומים בהם תעסוק ההדרכה וגם את תפיסת ההדרכה. מדיניות ההדרכה שלכם צריכה להיות מבוססת על אופי וצרכי הארגון שלכם, אופי העובדים והידע המקצועי שיש להם (מול הידע שנדרש להם). כך למשל, ארגון שעוסק במכירות ידרש למדיניות הדרכה בתחום המכירות – כגון שפת גוף, שיטות מכירה, ניהול משא ומתן ועוד.
גדרת אמצעי פיתוח הדרכה: באילו אמצעים אתם צריכים לעשות שימוש על מנת לבצע הדרכות בארגון שלכם? כלים אלו עשויים להיות למשל מצגות,לומדות,חוברות הדרכה, קורסים, סדנאות, הדרכה פרטנית ועוד. הכלים בהם תבחרו צריכים לנבוע מהתהליכים והצרכים הנדרשים לבניית תוכניות ההדרכה. בנקודה זו כמובן יש להתייחס גם לנושא התקציב שלכם.